Statuten

Statuten StadsRaad
Statuten StadsRaad

Huishoudelijk reglement

Artikel 1

a.Het huishoudelijk reglement kan alleen veranderd worden na een door de algemene vergadering terzake genomen besluit.

b.Voorstellen tot wijziging van het huishoudelijk reglement dienen schriftelijk bij de secretaris te worden ingediend. Tenminste 50 inwoners van de kern Axel dienen door het plaatsen van hun handtekening op het voorstel van hun instemming met het voorstel blijk te geven.

c.Een besluit tot wijziging van het huishoudelijk reglement vergt tenminste twee derde van de uitgebrachte stemmen.

d.Waar in dit huishoudelijk reglement gesproken wordt over “hij”, dient “hij/zij” te worden gelezen.

 

Het Dagelijks Bestuur

Artikel 2

a.De leden van het algemeen bestuur dienen zoveel als mogelijk een representatief beeld te geven van de inwoners van de kern Axel.

b.Melding van vacatures en kandidaatstelling van bestuursleden vindt plaats in de aankondiging van de algemene vergadering, die minimaal twee maanden voor de vergadering bekend wordt gemaakt.

c.(Tegen)kandidaatstelling door de inwoners dient uiterlijk 1 maand voor de algemene vergadering schriftelijk te geschieden en de voordracht dient door tenminste 10 inwoners met hun handtekening te zijn bekrachtigd.

d.Bestuursleden worden in functie benoemd door en na stemming in het algemeen bestuur.

e.Een bestuurslid defungeert conform artikel 7 van de statuten of door ontslag verleend na stemming in de algemene vergadering.

 

Taak van het algemeen bestuur

 Artikel 3

a.Het bestuur vertegenwoordigt de inwoners van de kern Axel met een vast adres in de kern Axel.

b.Het bestuur beheert de financiële en materiële middelen van de stichting.

c.Het bestuur geeft leiding aan eventuele, ingestelde commissies. In dergelijke commissies moet tenminste een lid van het stichtingsbestuur zijn opgenomen.

d. Het bestuur bepaalt in overleg met een eventuele commissie de taakopdracht en de werkwijze alsmede het tijdstip waarop de commissie zijn werkzaamheden moet hebben voltooid en de wijze en frequentie van rapporteren aan het algemene bestuur.

e.Het algemeen bestuur komt tenminste vier keer per jaar in openbare vergadering bijeen. Daarbij kunnen ook deskundigen van buiten de kern Axel worden uitgenodigd.

f.Het bestuur is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de bestuursbesluiten, zoals die aanvullend op de notulen in een besluitenlijst zijn vastgelegd.

g.Minimaal eenmaal per jaar legt het bestuur verantwoording af van haar handelen aan de algemene vergadering.

 

Taak van het dagelijks bestuur

 Artikel 4

a.Het algemeen bestuur kiest uit zijn midden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Deze drie functionarissen vormen het dagelijks bestuur. Tevens worden, als plaatsvervangers van de voornoemde functionarissen respectievelijk, een tweede voorzitter, een tweede secretaris en een tweede penningmeester gekozen door het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur heeft geen bevoegdheden die verder gaan dan die van het algemeen bestuur. Het dagelijks bestuur (DB) is verantwoordelijk voor:

  • ·         De voortgangscontrole op de uitvoering van projecten, voorstellen en besluiten, etc.;
  • ·         Het formuleren van voorstellen voor de algemeen bestuursvergadering;
  • ·         Het voorbereiden van algemene- en dagelijks bestuursvergaderingen en de jaarvergadering(en);
  • ·         De redactie van onder meer externe publicaties en de website;
  • ·         De aansturing van de webmaster v.w.b. het te voeren beleid op de website.

Bij besluit van het dagelijks bestuur kunnen niet-bestuursleden op ad-hoc basis worden uitgenodigd een of meer dagelijks bestuursvergaderingen bij te wonen.

 

Taak en bevoegdheden van de voorzitter

 Artikel 5

a.De voorzitter is belast met:

  • ·         De algemene leiding van de coördinatie binnen het algemeen- en het dagelijks bestuur;
  • ·         De zorg voor een goede communicatie binnen het bestuur;
  • ·         Het (doen) uitvoeren van besluiten van de algemene vergadering;
  • ·         Het in voorkomende gevallen optreden als vertegenwoordiger van de StadsRaad van de kern Axel;
  • ·         Het nemen van beslissingen bij staking van stemmen in de bestuursvergaderingen;
  • ·         De zorg voor de juiste toepassing en naleving van het gestelde in de statuten en het huishoudelijk reglement;

b.Voorts is hij bevoegd tot delegatie van de in dit artikel onder lid a genoemde taken aan andere daarvoor beschikbare bestuursleden.

 

Taak en bevoegdheden secretaris

Artikel 6

a.De secretaris is belast met:

  • ·         De leiding over de administratieve gang van zaken binnen de stichting;
  • ·         De zorg voor een goede schriftelijke communicatie van het bestuur met personen en instanties buiten het bestuur;
  • ·         Het tijdig oproepen voor bestuur- en algemene vergaderingen;
  • ·         Het op de juiste wijze behandelen en archiveren van inkomende- en uitgaande stukken;
  • ·         Het, eventueel door een notulist(e) laten, opstellen van notulen en het opstellen van vergaderverslagen;
  • ·         Het bijhouden van het archief;
  • ·         Het opstellen van het jaarverslag.

b.De secretaris is bevoegd om uitgaande post te ondertekenen.

 

Taak en bevoegdheden van penningmeester

Artikel 7

a.De penningmeester is verantwoordelijk voor het beheer van de financiële middelen en de schriftelijke vastlegging van de gegevens van ontvangsten en uitgaven op een wijze die de volledigheid van de verantwoording van de ontvangsten en de rechtmatigheid van de verantwoording van de uitgaven waarborgt.

b.Hij is gehouden aan de vigerende richtlijnen van de gemeente Terneuzen te volgen en uit te voeren.

c.Hij doet voorstellen met betrekking tot het financiële beleid van het bestuur van de stichting ten aanzien van het bestedingsplan en van de uit de Regeling Financiële Administratie van de gemeente Terneuzen te verkrijgen of verkregen fondsen.

d.Voorst is hij verantwoordelijk voor:

  • ·         Het tijdig opmaken van begrotingen en financiële (jaar)verslagen;
  • ·         Het aanvragen van subsidies;
  • ·         Het bewaken van vastgestelde budgetten;
  • ·         Het, zowel gevraagd als ongevraagd, rapporteren van financiële gegevens aan het algemeen bestuur.

e.Alle uitgaven van de StadsRaad gaan via de penningmeester door middel van een declaratiesysteem.

 

Commissies

Artikel 8

a.Een eventuele commissie wordt ingesteld door het algemeen bestuur.

b.Een commissie heeft tot taak:

  • ·         Het op verzoek van het algemeen bestuur van de StadsRaad Axel verzamelen en uitbrengen van informatie van belang voor de besluitvorming door de StadsRaad;
  • ·         Het gevraagd en ongevraagd adviseren van de StadsRaad;
  • ·         Het periodiek uitbrengen van verslag van haar activiteiten aan het algemeen bestuur.

 

Algemene vergadering

Artikel 9

Jaarlijks, voor 30 april wordt, behoudens verlenging van deze termijn, een jaarvergadering gehouden, waarbij periodieke bestuursverkiezingen plaatsvindt en het bestuur onder overlegging van de nodige bescheidenrekening en verantwoording aflegt over het in het afgelopen boekjaar gevoerd beleid. In de voornoemde vergadering wordt een commissie van 2 leden, niet zijnde bestuursleden, benoemd, belast met het onderzoek van de rekening en verantwoording van het bestuur over het lopende boekjaar. Deze commissie brengt in de eerstvolgende vergadering verslag uit van haar bevindingen. Het bestuur is bevoegd een vergadering voor de bewoners bijeen te roepen, wanneer het bestuur dit noodzakelijk acht. Op schriftelijk verzoek van 50 inwoners van de kern Axel roept het bestuur de bewoners bijeen, binnen 10 weken na ontvangst van het verzoek daartoe. Geeft het bestuur geen gevolg aan dit verzoek dan zijn de verzoekers zelf bevoegd tot het bijeenroepen van een vergadering. Zo nodig voorziet de dan te houden bewoners vergadering zelf in haar leiding. De bewoners vergadering is openbaar.

 

Artikel 10

Zoals in artikel 9 is aangegeven wordt tijdens de bewoners vergadering verantwoording afgelegd over het afgelopen kalenderjaar. Tevens wordt de begroting voor het lopend kalenderjaar en de subsidieaanvraag voor het daarop volgende kalenderjaar gepresenteerd. Toegang hebben alle inwoners van de kern Axel die 18 jaar of ouder zijn.

 

Stemmen tijdens de algemene vergadering

Artikel 11

Stemrecht hebben alle aanwezige inwoners van de kern Axel die 18 jaar of ouder zijn. Voor zover niet anders bepaald worden besluiten genomen met een meerderheid van stemmen. Over zaken wordt bij handopsteken gestemd, over personen wordt schriftelijk gestemd. Blanco stemmen tellen niet mee. Bij staken van de stemmen over zaken wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. Stemmen bij volmacht is niet mogelijk. Wordt bij een verkiezing bij eerste stemming geen meerderheid behaald, dan volgt een tweede stemming. Verkrijgt ook dan niemand de meerderheid, dan vindt herstemming plaats tussen hen die bij de tweede stemming een gelijk aantal stemmen op zich verenigden. Wordt bij een derde stemming geen meerderheid behaald, dan heeft de voorzitter een extra, doorslaggevende stem.

 

Aldus vastgesteld tijdens de algemene bestuursvergadering op 13 maart 2003 en gewijzigd v.w.b. artikel 2 lid c en artikel 4 door de Algemene Vergadering op 24 maart 2004.

Wij nodigen u graag uit tot het bijwonen van onze openbare vergaderingen, welke gehouden worden in Cultureel Centrum De Halle om 20.00 uur op de volgende data:

           

25 september 2019

27 november 2019

Stadsraad leden gezocht

Wilt u graag actief invloed kunnen uitoefenen op de leefbaarheid van Axel en heeft u een visie op de wijze waarop dat gerealiseerd zou kunnen worden?

 

Stadsraad Axel is altijd opzoek naar personen die zich hiervoor willen inzetten. Indien u hierover informatie wenst of wilt aanmelden, kunt u in contact opnemen via de contactpagina of uw interesse kenbaar maken tijdens een Openbare Vergadering.